Projektmanagement – die Kunst der Planung

Ein Masterstudium neben einem Vollzeitjob durchzuziehen, erfordert einiges an Disziplin. Ich verrate euch, wie ihr trotz Doppelbelastung mehr Struktur in euren Alltag bringt.

„Wie schaffst du das eigentlich?“, höre ich immer wieder, wenn ich direkt aus dem Büro zu meiner Vorlesung hetze und am Wochenende meine Projektarbeiten schreibe, während andere die Zeit im Kaffeehaus genießen. „Keine Ahnung“, antworte ich dann meistens ein wenig verloren und denke an die vielen Aufgaben, die zuhause sonst noch so auf mich warten. Doch das ist nicht die ganze Wahrheit, einen Großteil davon verdanke ich nämlich einer bestimmten Kunst – und zwar der des Projektmanagements!

Projekte definieren und Rahmen setzen

In zahlreichen Einheiten mit Stefan Pollach durften wir die diversen Facetten des Projektmanagements kennenlernen. Schnell war klar, dass es im Projektmanagement um viel mehr geht, als das Planen und Strukturieren von Projekten in Teams. Auch als „Einzelkämpfer“ kann man sich aus dem Projektmanagement so einiges mitnehmen. Ein sehr wichtiger Punkt dabei ist das Setzen von Prioritäten: welche Projekte/Abgaben/Präsentationen haben Vorrang oder verlangen eine bestimmte Vorlaufszeit? 

Äußere Faktoren beachten

Auch externe Faktoren sollten stets beachtet werden: was passiert etwa, wenn man für längere Zeit krank wird oder die Interviewpartner für die geplante Projektarbeit plötzlich abspringen? Um jene Risiken zu minimieren, riet uns Stefan Pollach dazu, eine Schade-Risiken-Skala aufzuzeichen, welche gleich zu Beginn des Projekte mögliche Problemfelder darstellt und es der betroffenen Person erlaubt, darauf zu reagieren. In der Skala soll festgehalten werden, welche Risiken es im Laufe des Projektes gibt und wie hoch der Schaden bezüglich der Umsetzung wäre.

Zeitmanagement ist alles

Eines vorweg: jeder arbeitet anders. Manche Personen brauchen einfach einen gewissen Zeitdruck, um ihre beste Leistung zu erzielen und andere geben Aufgaben und Projekte schon Wochen zuvor ab. Was auch immer die beste Methode für dich ist, wichtig ist nur, dass du dir deine Zeit dementsprechend einteilst und auch ein bisschen Spielraum für eventuelle Risiken einplanst.

Mein Tipp: Visualisiere dir deine Aufgaben in irgendeiner Form. Egal, ob es eine To-Do-Liste ist oder ein großes A1-Plakat. Du solltest deine Tasks vor Augen haben und somit auch die Möglichkeit, erledigte Punkte triumphal von der Liste zu streichen!

Was wären die großen Erfolge, ohne die kleinen?

Ein unglaublich wichtiger Faktor, der leider in der Hektik des Alltags viel zu oft verdrängt wird, sind die Belohnungen. Es ist von großer Bedeutung, sich persönliche Ziele für einzelne Aufgaben zu setzen und diese somit in Etappen zu unterteilen. Schafft man es, ein Etappenziel zu erreichen, so sollte man auch die entsprechende Belohnung – etwa einen freien Sonntag oder einen besondern Ausflug – in vollen Zügen genießen. Denn ist der persönliche Akku erst einmal leer, so hilft das beste Projektmanagement auch nicht mehr. 

Teamwork makes the dream work

Ein kitschiger Spruch – ich weiß. Aber für mich ist das wohl das beste Mittel, um durchzuhalten. Mit einer tollen Gruppe an Studienkollgen oder einem guten Team in der Arbeit meistert man sogar die größte Herausforderungen. Verbündet euch mit einer kleinen Gruppe, die ungefähr mit den gleichen Problemen zu kämpfen hat und so könnt ihr euch gegenseitig motivieren. Jeder hat einmal eine schlechte oder stressige Phase, wichtig ist dabei nur, dass mein ein Team hat, dass einen dadurch begleitet. Ein großes Dankeschön geht an dieser Stelle an meine StudienkollegInnen von COS18 – die gegenseitige Motivation bedeutet einfach alles. 

Du möchtest mehr zum Thema Projektmanagement oder das erfolgreiche Bewältigen von Doppelbelastungen lesen? Hier ein paar wertvolle Links meiner KollegInnen:

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